Überfordert im Job: Was tun, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen?
Wenn der Job zu viel wird, beginnt meistens ziemlich schnell die Suche nach einer Lösung: besser organisieren, Aufgaben abgeben, mit dem Chef sprechen, ein paar Tage raus, vielleicht sogar kündigen.
Nur kann all das richtig sein – und trotzdem am eigentlichen Problem vorbeigehen.
Denn „Ich bin im Job überfordert“ beschreibt zunächst vor allem, wie es Ihnen gerade geht. Noch nicht, warum es so ist. Und genau das sollten Sie zuerst klären.
Was sollte man tun, wenn man im Job überfordert ist?
Versuchen Sie nicht als Erstes, noch effizienter zu werden oder sich irgendwie besser zusammenzureißen. Fragen Sie sich zunächst: "Was genau überfordert mich eigentlich?"
"Ist schlicht mehr Arbeit da, als in der verfügbaren Zeit vernünftig zu schaffen ist? Macht Ihnen eine unklare oder bedrohliche berufliche Situation zu schaffen? Ist inzwischen so vieles gleichzeitig zu viel, dass Sie selbst kaum noch erkennen, wo das eigentliche Problem liegt? Oder wissen Sie ziemlich genau, woran es hakt – Ihnen fehlt aber beispielsweise bei Führung, Delegation oder schwierigen Gesprächen das passende Handwerkszeug?"
Diese Situationen fühlen sich von innen möglicherweise ähnlich an. Sie brauchen aber unterschiedliche Lösungen.
Eine zu hohe Arbeitsmenge lässt sich nicht dauerhaft mit Atemübungen wegregulieren. Bei einer drohenden Reorganisation hilft eine ausgefeilte To-do-Liste nur begrenzt. Und wer vor seinem ersten wirklich schwierigen Mitarbeitergespräch sitzt, muss deswegen nicht gleich den ganzen Beruf infrage stellen.
Kurz zusammengefasst
Bevor Sie etwas gegen Ihre Überforderung unternehmen, klären Sie deren Ursache. Geht es vor allem um Arbeitsmenge und Rahmenbedingungen, braucht es Entlastung und Priorisierung. Ist die berufliche Lage unklar, geht es zunächst um Orientierung. Wenn inzwischen alles miteinander verschwimmt, muss erst wieder Ordnung in die Situation kommen. Und bei einem konkreten Führungsproblem kann gezieltes Wissen hilfreicher sein als ein allgemeines Stressprogramm.
Was genau überfordert mich eigentlich?
Im wirklichen Leben lässt sich das leider nicht immer sofort sauber auseinanderhalten.
Vielleicht ist tatsächlich zu viel Arbeit da. Gleichzeitig gibt es Ärger mit einer Kollegin, seit der letzten Reorganisation ist Ihre eigene Rolle nicht mehr ganz klar und abends läuft der Kopf weiter, obwohl Sie längst zu Hause sind. Irgendwann bleibt davon nur noch ein ziemlich überzeugendes Gesamtgefühl übrig: „Es ist alles zu viel.“ Genau deshalb lohnt sich die Unterscheidung.
Auch die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin betrachtet psychische Belastung bei der Arbeit nicht als ein einziges Problem. Eine Rolle spielen unter anderem Arbeitsmenge und Arbeitszeit, Handlungsspielräume, Klarheit von Aufgaben und Zuständigkeiten, Führung sowie Möglichkeiten zur Erholung. Berufliche Überforderung ist deshalb keineswegs automatisch ein Zeichen dafür, dass jemand sich schlechter organisieren oder einfach belastbarer werden müsste.
Für die eigene Einordnung sind vor allem vier Ausgangslagen hilfreich. Schauen wir sie uns nacheinander an.
1. Es ist objektiv zu viel Arbeit
Manchmal braucht man keinen Persönlichkeitstest, sondern einen Taschenrechner.
Wenn für 45 Stunden Arbeit regelmäßig 38 Stunden zur Verfügung stehen, wird auch die schönste Prioritätenmatrix irgendwann etwas ratlos schauen. Dauerhaft wachsende Aufgabenberge, Überstunden, ständig wechselnde Prioritäten, fehlende personelle Ressourcen oder Termine, die eigentlich nur unter Idealbedingungen zu halten wären, sind nicht automatisch ein persönliches Organisationsproblem.
Dann lohnt sich ein möglichst nüchterner Blick auf die Rechnung:
"Passen Arbeitsmenge, verfügbare Zeit und vorhandene Ressourcen überhaupt noch zusammen?"
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin nennt unter anderem Arbeitsmenge, Arbeitszeit, Entscheidungsspielräume, Aufgabenklärung und Unterstützung als wichtige Faktoren gesunder Arbeitsgestaltung. Hohe Arbeitsintensität lässt sich deshalb nicht sinnvoll beurteilen, ohne auch die tatsächlichen Rahmenbedingungen zu betrachten.
Praktisch heißt das: Machen Sie sichtbar, was tatsächlich auf Ihrem Tisch liegt. "Welche Aufgaben sind verbindlich? Welche Deadlines gibt es? Was wurde zusätzlich übernommen? Was müsste warten, wenn die Arbeitszeit nicht beliebig wachsen soll?"
Eine solche Bestandsaufnahme löst das Problem noch nicht. Sie verändert aber die Gesprächsgrundlage. Aus „Ich komme einfach nicht mehr hinterher“ wird beispielsweise: „Mit den derzeitigen Prioritäten sind diese drei Aufgaben bis Freitag realistisch. Für die beiden anderen brauchen wir eine Entscheidung.“ Das ist ein Unterschied.
Natürlich lässt sich nicht jede schlechte Arbeitsorganisation von einem einzelnen Beschäftigten reparieren. Gerade deshalb sollten Sie ein strukturelles Problem nicht vorschnell zum Beweis dafür machen, dass Sie persönlich nicht belastbar, organisiert oder effizient genug seien.
2. Vielleicht ist gar nicht die Menge das Hauptproblem
Man kann einen völlig normalen Arbeitstag haben und trotzdem abends erschöpfter sein als nach zwölf Stunden Hochbetrieb.
Das passiert beispielsweise, wenn die eigene berufliche Situation plötzlich unsicher wird. Eine Reorganisation läuft, Zuständigkeiten verändern sich, das Verhältnis zum Vorgesetzten kippt oder Sie merken, dass Sie bei Informationen und Entscheidungen zunehmend außen vor bleiben. Vielleicht gibt es einen offenen Konflikt. Vielleicht haben Sie nur dieses ungute Gefühl, dass sich etwas verändert hat und niemand so recht darüber spricht.
Solche Situationen beanspruchen den Kopf auf eine besondere Weise. Man erledigt seine Arbeit und führt gleichzeitig im Hintergrund eine zweite Schicht: beobachten, interpretieren, vorausdenken.
"War die Bemerkung im Meeting harmlos? Warum war ich bei diesem Termin nicht dabei? Ist meine Rolle noch dieselbe? Sollte ich reagieren oder mache ich dadurch alles schlimmer?"
Dann führt die Frage „Wie kann ich besser mit Stress umgehen?“ am Kern vorbei.
Wichtiger ist zunächst folgendes:
Fakten und Befürchtungen sauber trennen.
"Was hat sich nachweislich verändert? Was vermuten Sie bislang nur? Welche Informationen fehlen Ihnen? Was liegt in Ihrem Einflussbereich, und an welcher Stelle müssten Sie eine Entscheidung treffen, falls sich die Situation nicht verbessert?"
Je angespannter die Lage wird, desto schwieriger kann genau diese Sortierung werden. Dann hilft manchmal ein neutraler Blick von außen. Das Anker-Gespräch ist für solche Situationen gedacht: nicht als langfristiges Coachingprogramm, sondern zunächst als 90-minütige Lageklärung mit der Frage, was gerade tatsächlich passiert und welcher nächste Schritt vernünftig ist.
3. Mir geht es nicht gut – aber ich weiß gar nicht genau, warum
Diese Variante ist oft schwieriger zu greifen. Nach außen funktioniert vieles noch. Sie arbeiten, halten Termine ein, übernehmen Verantwortung und würden vermutlich sogar Schwierigkeiten haben, einem Außenstehenden präzise zu erklären, was eigentlich nicht stimmt. Trotzdem merken Sie, dass etwas kippt.
Der Kopf kommt abends nicht richtig zur Ruhe. Entscheidungen kosten mehr Kraft. Sie reagieren schneller gereizt oder sind nach einem normalen Arbeitstag ungewöhnlich leer. Vielleicht schlafen Sie sogar ausreichend und fühlen sich trotzdem nicht richtig erholt. Gleichzeitig gibt es nicht dieses eine Ereignis, auf das Sie zeigen und sagen könnten: „Das ist es.“
Genau dann beginnt häufig die Suche nach der großen Erklärung. "Ist es der Job? Das Team? Zu wenig Schlaf? Bin ich einfach urlaubsreif? Brauche ich eine Veränderung? Oder stelle ich mich gerade an?"
Bevor Sie daraus ein neues Großprojekt machen, reicht zunächst etwas wesentlich Einfacheres: Versuchen Sie für einen Moment nicht, die Ursache zu erklären.
Sammeln Sie nur, was Sie tatsächlich belastet.
"Was beschäftigt Sie morgens als Erstes? Was nehmen Sie gedanklich mit nach Hause? Welche Situationen kosten im Moment ungewöhnlich viel Kraft? Wo merken Sie, dass Sie anders reagieren als noch vor einigen Monaten?"
Oft entsteht bereits dadurch ein erstes Muster. Vielleicht wird deutlich, dass fast alles mit einer bestimmten beruflichen Situation zusammenhängt. Vielleicht liegen mehrere Baustellen übereinander. Oder Sie stellen fest, dass Sie die Dinge gerade tatsächlich nicht mehr sauber voneinander trennen können. Auch das ist eine Erkenntnis.
Wenn Sie an genau diesem Punkt festhängen, kann der Kopf-Kompass der nächste Schritt sein. Dort geht es nicht darum, Ihnen möglichst schnell eine Lösung zu verkaufen, sondern zunächst darum, die Situation so weit zu ordnen, dass überhaupt wieder erkennbar wird, wo sinnvoll angesetzt werden kann.
4. Ich weiß ziemlich genau, was mich überfordert – ich weiß nur nicht, wie ich es machen soll
Eine neue Führungsrolle ist dafür ein gutes Beispiel. Gestern waren Sie noch der erfahrene Kollege, heute sollen Sie Aufgaben delegieren, Erwartungen klären, Entscheidungen vertreten und Gespräche führen, die sich leider nicht dadurch erledigen, dass man sie lange genug im Kalender stehen lässt.
Das kann sich ebenfalls wie Überforderung anfühlen. Die Ursache ist aber eine andere.
Vielleicht fehlt Ihnen nicht Kraft, sondern Erfahrung mit genau dieser Situation. Fachlich wissen Sie sehr genau, was zu tun ist. Nur hilft Ihnen das wenig bei der Frage, wie Sie einem Mitarbeiter klare Grenzen setzen, ohne unnötig zu eskalieren, oder wie viel Kontrolle beim Delegieren sinnvoll ist, bevor aus Unterstützung Mikromanagement wird.
Dann braucht es keine allgemeine Stressstrategie, sondern brauchbares Handwerkszeug.
Für solche konkreten Führungssituationen gibt es den PE-Club mit Themen wie Delegation, Mitarbeitergespräche, Feedback, Teamarbeit und situativer Führung.
Mehr sollte man daraus allerdings auch nicht machen: Wenn Ihre Stelle bedroht ist, die Arbeitsmenge objektiv nicht mehr zu bewältigen ist oder Sie überhaupt nicht mehr wissen, was gerade mit Ihnen los ist, wäre Führungswissen schlicht die falsche Baustelle.
Muss ich kündigen, wenn mich mein Job überfordert?
Nein. Jedenfalls nicht automatisch. Das Gefühl „So kann es nicht weitergehen“ führt verständlicherweise ziemlich schnell zur Frage: „Muss ich hier weg?“
Zwischen beiden Sätzen liegen allerdings einige Fragen, die man besser nicht überspringt.
"Ist die Belastung dauerhaft oder gerade außergewöhnlich hoch? Liegt das Problem an der Arbeitsmenge, an Ihrer Rolle, am Unternehmen oder an einer bestimmten Führungskonstellation? Könnten Aufgaben, Zuständigkeiten oder Rahmenbedingungen verändert werden? Wäre ein interner Wechsel denkbar? Oder sind die entscheidenden Bedingungen tatsächlich so festgefahren, dass ein externer Schritt vernünftig wird?"
Eine Kündigung kann am Ende absolut die richtige Entscheidung sein. Sie sollte nur nicht allein deshalb zur einzigen Lösung werden, weil vorher niemand sauber geprüft hat, welches Problem Sie eigentlich mit einer Kündigung lösen wollen.
Wenn Sie bereits länger zwischen Bleiben, Verändern, internem Wechsel und Kündigung festhängen, finden Sie dazu meine berufliche Entscheidungsberatung „Bleiben oder gehen?“.
Wann reicht Selbsthilfe nicht mehr?
Nicht jede Überforderung im Job führt in eine psychische Erkrankung. Umgekehrt sollte eine starke oder länger anhaltende Belastung auch nicht mit einem Schulterzucken unter „Ist halt gerade viel“ verbucht werden.
Belastende Arbeitsbedingungen können Wohlbefinden und Gesundheit beeinträchtigen. Gleichzeitig können Erschöpfung, Schlafprobleme, Konzentrationsschwierigkeiten oder körperliche Beschwerden sehr unterschiedliche Ursachen haben. Deshalb wäre es unseriös, aus einem Artikel heraus festzustellen, was genau dahintersteckt.
Wenn Sie über längere Zeit deutlich erschöpft sind, sich kaum noch erholen, häufig schlecht schlafen, Ihre Konzentration stark nachlässt, körperliche Beschwerden auftreten oder Ihr Alltag zunehmend beeinträchtigt wird, lassen Sie das bitte fachlich abklären.
Das gilt besonders, wenn sich Ihr psychischer Zustand deutlich verschlechtert oder neue beziehungsweise stärkere körperliche Beschwerden hinzukommen. Hausärztliche, fachärztliche, psychotherapeutische oder psychiatrische Ansprechstellen sind dann der richtige Rahmen, um die Ursachen vernünftig einzuordnen.
Auch der Begriff 'Burnout' sollte nicht vorschnell zur Selbstdiagnose werden. Das Bundesgesundheitsportal weist darauf hin, dass Beschwerden wie Erschöpfung und Leistungsabfall unterschiedliche Ursachen haben und beispielsweise auch im Zusammenhang mit anderen psychischen oder körperlichen Erkrankungen auftreten können.
Es wäre deshalb genauso falsch, jede berufliche Überforderung zu pathologisieren, wie ernsthafte Beschwerden mit einem besseren Zeitmanagement erklären zu wollen.
Und was ist jetzt Ihr nächster Schritt?
Wenn Sie bis hierher gelesen haben, müssen Sie nicht noch eine weitere Checkliste abarbeiten. Entscheidend ist nur, welche der beschriebenen Situationen Ihrer eigenen am nächsten kommt.
„Ich weiß gerade überhaupt nicht mehr, woran ich beruflich bin.“ Dann geht es zunächst um Lageklärung. Dafür ist das Anker-Gespräch gedacht.
„Ich merke, dass etwas nicht stimmt, kann aber selbst kaum noch sortieren, was eigentlich zusammengehört.“ Dann kann der Kopf-Kompass helfen, die Situation strukturiert zu ordnen und den sinnvollsten Ansatzpunkt zu finden.
„Mein Problem ist ziemlich konkret: Führung, Delegation, Mitarbeitergespräche, Feedback oder Verantwortung.“ Dann finden Sie im PE-Club Unterstützung genau für diese Führungsfragen.
Und wenn Sie beim Lesen festgestellt haben, dass Sie im Moment keines dieser Angebote brauchen, ist das ebenfalls ein brauchbares Ergebnis.
Dann nehmen Sie nur eine Frage mit:
"Was genau überfordert mich eigentlich?"
Denn bevor Sie mehr Kraft investieren, lohnt es sich zu prüfen, ob Sie gerade überhaupt am richtigen Problem arbeiten.
Herzliche Grüße
Frank Max | Coach aus Düsseldorf www.frank-max.com
Über den Autor
Frank Max arbeitet seit 2006 als Coach mit Menschen, die beruflich oder persönlich stark gefordert sind. Seit 2010 ist er Heilpraktiker für Psychotherapie. In seiner Arbeit verbindet er psychologische Einordnung mit langjähriger Wirtschafts- und Führungserfahrung und einem pragmatischen Blick darauf, wie Menschen auch unter Belastung wieder mehr Klarheit und Handlungsfähigkeit gewinnen können.
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient der Information und Sensibilisierung. Er ersetzt keine ärztliche Untersuchung, psychotherapeutische Diagnostik oder notwendige Behandlung. Bei starken, länger anhaltenden oder zunehmenden psychischen beziehungsweise körperlichen Beschwerden lassen Sie diese bitte fachlich abklären.
Quellen und weiterführende Informationen
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): Informationen zu psychischer Belastung, Arbeitsintensität und gesundheitsgerechter Arbeitsgestaltung.
Bundesministerium für Gesundheit / gesund.bund.de: Psychische Gesundheit am Arbeitsplatz sowie Informationen zum Burn-out-Syndrom und zur Einordnung entsprechender Beschwerden.
AOK: Informationen zu psychischer Gesundheit und psychischen Belastungen am Arbeitsplatz.
